Gouvernance et conservation des renseignements personnels
La présente page décrit comment Studio Korvi inc. encadre les renseignements personnels traités par HolaTheo : qui en est responsable, combien de temps chaque type de renseignement est conservé, comment il est détruit et comment porter plainte. Elle complète notre politique de confidentialité, qui décrit ce que nous recueillons et pourquoi.
Qui est responsable
Personne responsable de la protection des renseignements personnels (Privacy Officer) : président, Studio Korvi inc. — contact@holatheo.com. C'est à cette personne que vous pouvez adresser toute question, demande ou plainte relative à la protection de vos renseignements personnels.
Rôles et accès. Studio Korvi inc. est dirigée par son fondateur. Le président est la seule personne ayant accès à nos systèmes de production et aux renseignements personnels, et il est aussi la personne responsable de la protection des renseignements personnels; aucun autre employé, sous-traitant ou membre du personnel n'y a accès. Anthropic et Render, nos fournisseurs d'IA et d'hébergement, ne traitent les renseignements que selon nos instructions, en vertu de conditions de traitement des données qui font partie de leurs contrats avec nous; les autres fournisseurs énumérés à l'article 3 de la politique de confidentialité ne reçoivent que ce qui y est décrit.
Combien de temps nous conservons chaque type de renseignement
- Transcriptions de pratique, rétroactions et relecture du coach (« coach's cut »); fils de textos; clavardage avec le coach; notes d'accompagnement, bilans hebdomadaires et résumés de progression; scènes personnalisées que vous rédigez; missions et vos réflexions à leur sujet; exercices et scores de pratique; vos réponses au questionnaire d'accueil; séries et progression de niveau; signalements de contenu; événements d'utilisation et d'analyse — conservés pendant toute la durée de vie de votre compte et supprimés avec lui.
- Moments préparés (« Préparer un moment réel ») — supprimés 30 jours après leur création.
- Aperçus de scène jamais commencés — écartés après environ un jour.
- Conversations commencées mais non terminées — finalisées après environ 30 jours d'inactivité (vos conseils sont générés à ce moment); la transcription est conservée comme toute autre.
- Photos et enregistrements vocaux — jamais conservés par nous. Une photo est écartée dès que sa rétroaction est produite (pour la copie conservée par notre fournisseur d'IA, voir ci-dessous); l'enregistrement de l'exercice « Voice confidence » (confiance vocale) est analysé sur notre serveur, puis supprimé immédiatement; dans les conversations normales, nous ne recevons aucun audio — la reconnaissance vocale de votre téléphone ne nous transmet que du texte.
- Après la suppression de votre compte — le hachage irréversible de votre identifiant de connexion décrit à l'article 4 de la politique de confidentialité est conservé indéfiniment; votre solde restant de séances achetées et, pour un abonnement en cours, sa date d'expiration, sa formule, les conversations que vous avez utilisées pendant la période en cours et une référence codée de l'achat (afin que l'abonnement d'un membre qui revient soit restauré exactement tel qu'il était et puisse être rattaché de nouveau à la boutique) sont conservés 30 jours ou jusqu'à la fin d'une période d'abonnement payée, selon la plus tardive de ces échéances, puis effacés. Les dossiers que la loi nous oblige à conserver sont la seule autre exception.
Notre fournisseur d'IA (Anthropic) supprime de ses systèmes, dans les 30 jours et selon ses propres conditions, le texte et les photos que nous lui transmettons ainsi que les réponses qu'il génère; il ne les conserve plus longtemps que lorsque la loi l'exige ou que ses systèmes de sécurité automatisés signalent le contenu (jusqu'à 2 ans dans ce cas, et les cotes de sécurité qui en découlent, jusqu'à 7 ans).
Comptes inactifs
Les comptes sans aucune activité pendant 24 mois peuvent être supprimés avec tout leur contenu. Par « activité », on entend toute utilisation de l'application — une conversation, un message au coach, un exercice, un achat ou un abonnement payant en cours. Un compte qui possède des crédits payés inutilisés ou un abonnement payant en cours n'est jamais considéré comme inactif. Un compte inactif est retiré exactement de la même façon qu'un compte que vous supprimez vous-même (voir ci-dessous), à une différence près : comme vous n'avez pas demandé la suppression, nous ne conservons pas le hachage de l'identifiant de connexion décrit à l'article 4 de la politique de confidentialité — si vous revenez un jour, vous repartez à neuf.
Comment nous détruisons les renseignements
Lorsqu'un compte est supprimé — par vous, dans l'application ou par courriel, ou en vertu de la règle sur les comptes inactifs — chaque enregistrement de la base de données qui lui appartient est supprimé définitivement par une suppression SQL directe, en une seule transaction, de sorte que le compte est retiré complètement ou pas du tout. Les éléments à durée limitée du calendrier ci-dessus (moments préparés, aperçus jamais commencés et valeurs conservées après une suppression : le solde de séances achetées et, pour un abonnement, sa date d'expiration, sa formule, les conversations utilisées pendant la période en cours et la référence codée de l'achat) sont retirés par une tâche automatisée qui s'exécute toutes les heures. Nous ne conservons aucune copie de votre contenu en dehors de notre base de données. Les sauvegardes automatisées de notre fournisseur d'hébergement expirent à l'intérieur de la fenêtre de sauvegarde du fournisseur, après quoi les renseignements supprimés n'existent plus nulle part sous notre contrôle. Les photos et les enregistrements vocaux ne sont jamais écrits dans un stockage, dès le départ.
Plaintes
Si vous croyez que nous avons mal traité vos renseignements personnels, écrivez à la personne responsable à contact@holatheo.com. Nous accusons réception de chaque plainte, l'examinons et vous transmettons une réponse écrite dans les 30 jours. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca) ou de l'autorité de protection des renseignements personnels de votre lieu de résidence.
Demandes concernant vos renseignements
Vous pouvez demander l'accès à vos renseignements, leur rectification ou leur suppression, ou retirer votre consentement, à tout moment — voir l'article 4 de la politique de confidentialité. La suppression du compte est offerte directement dans l'application (Profile → « Delete account ») et sur notre page de suppression de compte.
Modifications
Nous révisons la présente page chaque fois que le traitement des renseignements personnels par l'application change, et nous publions les mises à jour avec une nouvelle date d'entrée en vigueur.